Werkgevers
Werknemers

Werkgevers | Werknemers

Timemanagement: hoe stel ik prioriteiten in mijn werk?

Ken je dat? Je begint vol goede moed aan je werkdag. Vandaag ga ik flink wat werk verzetten. Ondertussen stromen de mailtjes binnen, appt een klant nog even een korte vraag en gooit je collega bij het koffieapparaat er nog even een vraagje tussendoor… Je slaat de lunch maar even over. Aan het einde van de dag ga je naar huis met een knagend gevoel. Verdorie, weer niet af. Mijn TO DO list lijkt eerder langer geworden dan dat ik iets kan afstrepen…Hoe bepaal je nou wat je laat liggen en waarmee je nu direct aan de slag gaat?

Alles moet nú!

Een simpel, maar zeer effectief hulpmiddel hiervoor is de Decision Making Matrix, bekend geworden door Steven Covey. Het helpt je te bepalen of een taak/ opdracht belangrijk is én of het urgent is.

De doorslaggevende (en vaak vergeten) vraag die je hierbij ook kunt stellen is: WIE VINDT DIT? Vind jij dit? Of vindt de ander dit? En als de ander dit vindt, is hij wel de beslisser? Vaak blijkt dat als je even doorvraagt, de urgentie ineens wel meevalt of dat iemand anders het ook prima kan oppakken omdat het beter bij diens verantwoordelijkheden past.

 

Kortom, het gaat erom dat jijzelf degene bent die bepaalt of de taak/ opdracht (on)belangrijk en (niet) urgent is voor het behalen van de resultaten waar jij verantwoordelijk voor bent.

Toepassen van de Deciosion Making Matrix

Belangrijk én Urgent

  • Ja, het is belangrijk: het levert een belangrijke bijdrage aan het (eind)resultaat waar jij verantwoordelijk voor bent. Het voegt daadwerkelijk iets toe aan dit resultaat.
  • Ja, het is wel urgent: als het later gedaan wordt heeft dit negatieve gevolgen voor het (eind)resultaat waar jij verantwoordelijk voor bent.

➤ DIRECT UITVOEREN

Belangrijk en niet Urgent

  • Ja, het is belangrijk: het levert een belangrijke bijdrage aan het (eind)resultaat waar jij verantwoordelijk voor bent. Het voegt daadwerkelijk iets toe aan dit resultaat.
  • Nee, het is niet urgent: als het later gedaan wordt heeft dit geen negatieve gevolgen voor het (eind)resultaat waar jij verantwoordelijk voor bent.

➤ AFSTEMMEN EN INPLANNEN

Niet Belangrijk en Urgent

  • Nee, het is niet belangrijk: het levert geen belangrijke bijdrage aan het (eind)resultaat waar jij verantwoordelijk voor bent. Maar waarschijnlijk is het belangrijk voor het (eind)resultaat van degene die het aan jou vraagt.
  • Ja, het is wel urgent: als het later gedaan wordt heeft dit negatieve gevolgen voor het (eind)resultaat. Maar let op, waarschijnlijk waar jij niet verantwoordelijk voor bent.

➤ AFSTEMMEN EN DELEGEREN

Niet Belangrijk en niet Urgent

  • Nee, het is niet belangrijk: het levert geen belangrijke bijdrage aan het (eind)resultaat waar jij verantwoordelijk voor bent. Maar waarschijnlijk is het belangrijk voor het (eind)resultaat van degene die het aan jou vraagt.
  • Nee, het is niet urgent: als het later gedaan wordt heeft dit geen negatieve gevolgen voor het (eind)resultaat waar jij verantwoordelijk voor bent.

➤ DELEGEREN OF ANNULEREN

Wanneer het gaat om het (eind)resultaat van degene die het aan jou vraagt, vraag dan verder door. Past het écht binnen jouw verantwoordelijkheden? Ben jij de enige die dit kan doen? Wanneer heb je het écht nodig om verder te kunnen? Soms draagt die taak/ opdracht niet direct bij aan het (eind)resultaat waar jij verantwoordelijk bent. Maar is de relatie met die persoon wél belangrijk voor toekomstige zaken. Ook dit kan dan doorslaggevend zijn om zo’n taak/ opdracht te beoordelen als wel belangrijk.

VALKUIL: Innovatie & ontwikkeling

Stel, je werkt nu een tijdje op deze manier. Je komt tot de conclusie dat je alleen maar bezig bent met de MUST do NOW. Maar hoe zit het dan met jouw persoonlijke ontwikkeling? Of met de innovatie binnen jouw organisatie? Typisch van die dingen die blijven liggen.

Een valkuil is om dergelijke zaken steeds maar naar de achtergrond te verschuiven. Daar hoort het niet thuis. Het hoort thuis in het vakje wel belangrijk, niet urgent. Inplannen dus. Plan dit in op een vast moment in de week, waarbij je zeker weet dat je op dat moment ongestoord eraan kan werken. Niet aan het einde van de dag als je nog “even dat ene moet afmaken”. Misschien vreemd gedacht, maar maandagochtend zou zomaar eens een goed moment kunnen zijn.

Meer weten?

Hester van Zoelen | Performance, Business & Career Coach | Utrecht – Amsterdam – Den Haag

Bronnen

  • https://en.wikipedia.org/wiki/First_Things_First_(book)

Ook interessant